電子メールを整理するには

　電子メールを仕事で使っていると、どうしても上手く整理できないことがあります。そこで、電子メール混乱しない、ちょっとしたヒントを紹介します。

【用件でのフォルダ分けをする】 　多くの人は「送信者」で受信フォルダを分けていることが多いかもしれません。ですが、同案件の内容について大量のメールがある場合、送信者ではなく、同案件としてのフォルダを一時的に作成して管理すると、メールを探す能率は上がることでしょう。

【印刷してドキュメントとしてファイル】 　どんなに上手にフォルダ分けしても、ＰＣを立ち上げないと確認できないのは不便なものです。そこで、ドキュメントとして印刷し、区分分けしてファイリングすることをお勧めします。いちいち印刷するのは非常に手間がかかるかもしれませんが、紙で扱うと時系列での検索がスムーズになり、結局確認の時間を省くことにつながります。

【自分にもｃｃを入れる】 　送信したメールは、基本的に送信フォルダに保存されています。ですが、これを受信フォルダと同じように分類するのは手間がかかります。そこで、ｃｃに自分のアドレスを入れるように習慣づけます。当然、自分にｃｃを入れたので自分にメールは来ますが、これを受信フォルダの中で他の受信メールと同様に扱うことで、送信フォルダを気にせずメール管理ができます。これは、特に相手のメールに対して返信をしたかを管理をするのに有効です（返信したかどうかの確認で、いちいち送信フォルダ内検索する手間が省けるからです）。また、確実にメールが送信されていることの確認にもなります。